Trabajo a distancia: 7 herramientas que pueden ayudarte

Las limitaciones para salir de casa producto de las medidas gubernamentales para mitigar la propagación del COVID-19 han hecho que muchos trabajadores y emprendedores tomen en cuenta el ya popular home office.

Si quieres aprovechar esta moderna forma de trabajo para no paralizarte y poder seguir generando ingresos, ¡estás en el lugar indicado!

En este material te explicaré cuáles son las herramientas tecnológicas que necesitas utilizar para tener éxito con el home office y aprovechar la flexibilidad y practicidad que conlleva.

1. Correo electrónico empresarial

El correo electrónico es mucho más que un medio para comunicarse. Para muchas empresas, se trata de un valioso medio de trabajo, especialmente cuando se aplica en home office.

Los planes empresariales de correo electrónico, como el de Gmail, por ejemplo, se caracterizan por funcionar con la tecnología de la nube, por lo cual diversos usuarios pueden acceder a la misma información desde distintos dispositivos y lugares.

Entre otras cosas, estas herramientas permiten que cada colaborador lleve un calendario de sus actividades y tareas y que sus compañeros puedan visualizarlo, para saber en qué momentos del día están más ocupados y en cuáles están libres.

También, los correos corporativos tienen una gran capacidad de almacenamiento (en algunos casos, ilimitada), por lo cual podrás almacenar una gran cantidad de documentos y archivos necesarios para las actividades laborales.

2. Aplicaciones de videollamada

Aunque esta herramienta también la encontrarás como parte de un correo electrónico corporativo, conviene destacarla como una solución específica que debes tener muy presente.

Uno de los grandes retos del trabajo a distancia es la comunicación entre los miembros del equipo, ya que no se encuentran en el mismo lugar.

Precisamente, las herramientas de videollamadas son la solución frente a este desafío, ya que permiten interacciones de calidad e, incluso, entre múltiples miembros de las organizaciones de manera simultánea.

Aplicaciones como Zoom permiten que ingresen a una videollamada hasta 100 usuarios a la vez. ¡Sorprendente!

3. Chats instantáneos

Las aplicaciones de chat instantáneo también son muy útiles y valiosas.

Si bien no permiten una interacción de tanta calidad como las videollamadas, son prácticas e ideales para la cotidianidad, cuando las comunicaciones no deben ser tan formales y extensas, y/o deben hacerse de manera asincrónica (es decir, cuando las partes no pueden estar en línea en el mismo momento).

Los mensajes instantáneos son claves para interacciones breves y concretas, orientadas a resolver dudas y notificar progreso de tareas, entre otras cosas.

4. Gestores de tareas

En la actualidad, existen múltiples herramientas y aplicaciones que permiten crear tareas, asignar responsables y definir fechas de vencimiento, así como hacer seguimiento de las mismas.

Entre estas soluciones se encuentran Basecamp, Asana y Trello, quizá la más popular de todas.

Gracias a herramientas como estas, tú y tu equipo de trabajo podrán mantener la productividad al máximo pese a las dificultades para reunirse en un mismo espacio físico.

Además, mantendrás un verdadero control sobre los procesos y actividades, incluso sin necesidad de comunicarte directamente con sus responsables.

Simplemente, debes ingresar a la herramienta que escojas y seguir, en tiempo real, el estado de las tareas y las diferentes acciones asociadas a las mismas.

5. Bloc de notas en la nube

Se trata de documentos o cuadernos de apuntes centralizados, a los que pueden acceder diferentes usuarios desde distintos lugares.

En ellos, los diferentes miembros del equipo tienen la posibilidad de añadir comentarios, opiniones e información.

Esta característica hace que sean ideales para elaborar lluvias de ideas masivas, de manera práctica y flexible.

Entre este tipo de herramientas se encuentra Evernote, un programa que funciona en dispositivos móviles, tabletas y teléfonos inteligentes, así como en computadores tradicionales y laptops. Otra herramienta muy útil es Google Docs que funciona como los documentos de Office - Word, Excel o Power Point- pero en línea.

6. Aplicaciones de seguimiento de tiempo

Entre estas herramientas destacan Toggl y Harvest, y tienen como función brindar informes de tiempo en línea a sus usuarios.

En concreto, este tipo de soluciones informa sobre cuánto tiempo se ha invertido en determinadas tareas, proyectos y actividades relacionadas con las labores de un equipo de trabajo.

Esto hace que resulten muy valiosas para medir la productividad y la eficiencia, entre otras cosas.

También ayuda a determinar si algún miembro del equipo está sobrecargado de labores y, por lo tanto, es necesario replantear los esquemas de trabajo.

7. Gestores de documentos en la nube

Almacenar y sincronizar documentos y archivos en línea y entre diferentes ordenadores, dispositivos y usuarios es muy útil para el desarrollo del trabajo a distancia.

Precisamente, esta es la función laboral de los gestores de documentos de la nube, entre los que se encuentra Dropbox o Google Drive.

En pocas palabras, se trata de herramientas que fomentan un espacio de trabajo inteligente e interconectado, que poseen una capacidad de almacenamiento elevada e, incluso ilimitada, tal como sucede con los planes de correo electrónico corporativo.

¡Muy bien! Si leíste hasta aquí ya sabes de qué tratan las herramientas más útiles y efectivas para el trabajo a distancia.

Además de emplear este tipo de soluciones, existen otras acciones que debes llevar a cabo para tener éxito con el ya famoso home office.

Una de ellas es crear un calendario de reuniones, fijando fechas y horas específicas para comunicarte con tu equipo de trabajo a través de plataformas digitales.

Además, es importante que apliques indicadores de productividad que te permitan medir la efectividad del trabajo a distancia.

Por ejemplo, compara la cantidad de tareas que realiza tu equipo en un periodo determinado con los índices de productividad que tenía cuando laboraba de manera tradicional.

Para finalizar, no se puede dejar de decir que en estos tiempos de confinamiento o limitaciones para circular conviene que analices nuevas opciones de negocios desde casa, que te permitan seguir generando ingresos para proteger el patrimonio y la calidad de vida de tu familia.

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